অফিসের কাজ শেষ হওয়ার আগের ১০ মিনিটকে অনেকেই গুরুত্ব দেন না। কেউ ঘড়ির দিকে তাকিয়ে সময় কাটান, আবার কেউ শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত কাজ করতে করতে তাড়াহুড়ো করে বেরিয়ে যান। তবে দিনের শেষ এই অল্প সময় সঠিকভাবে কাজে লাগাতে পারলে পরের দিনের কাজ অনেক বেশি গোছানোভাবে শুরু করা সম্ভব।

বিশ্ব অর্থনৈতিক ফোরামে প্রকাশিত একটি প্রতিবেদনে কর্মজীবনে সফল ব্যক্তিদের দিনের শেষ ১০ মিনিটের কিছু বিশেষ অভ্যাসের কথা উল্লেখ করা হয়েছে। এই অভ্যাসগুলোর মধ্যে রয়েছে দিনের কাজের পর্যালোচনা, পরবর্তী দিনের অগ্রাধিকার নির্ধারণ, ডেস্ক গুছিয়ে রাখা এবং সহকর্মীদের প্রয়োজনীয় আপডেট দেওয়া।

সফল ব্যক্তিদের এই রুটিনে প্রথমেই থাকে দিনের কাজের তালিকা আপডেট করা। দিনের শুরুতে যে পরিকল্পনা করা হয়েছিল, তা পুনরায় দেখে নেওয়া এবং কোন কাজ শেষ হয়েছে বা কোনটির অগ্রাধিকার বদলেছে তা লিখে রাখলে পরের দিন কাজ শুরু করা সহজ হয়। পাশাপাশি ডেস্ক ও কম্পিউটার গুছিয়ে রাখার অভ্যাসটি অত্যন্ত কার্যকর। অগোছালো কাজের পরিবেশ পরের দিন সময় নষ্ট করতে পারে, তাই প্রয়োজনীয় ফাইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে রাখা এবং অপ্রয়োজনীয় কাগজ সরিয়ে ফেলা জরুরি।

প্রতিদিনের অর্জনগুলো মূল্যায়ন করার পরামর্শ দেওয়া হয়েছে এই প্রতিবেদনে। শুধু অসমাপ্ত কাজের দিকে তাকালে হতাশা আসতে পারে, তাই কী কী কাজ সম্পন্ন হয়েছে তা দেখে নিলে নিজের অগ্রগতি সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যায় এবং অর্জনের অনুভূতি তৈরি হয়। এছাড়া পুরো দিনটি নিয়ে ছোট একটি পর্যালোচনা করা উচিত। কোন কাজ ভালো হয়েছে বা কোথায় ভুল ছিল তা বিশ্লেষণ করলে ভবিষ্যতে কাজের পদ্ধতি উন্নত করা সহজ হয়।

জরুরি ই-মেইল ও বার্তা যাচাই করার ক্ষেত্রে সতর্ক থাকার কথা বলা হয়েছে। ক্লান্ত অবস্থায় তাড়াহুড়ো করে উত্তর না দিয়ে কোনটি সত্যিই জরুরি এবং কোনটির উত্তর পরের দিন দেওয়া যাবে, তা ঠিক করা শ্রেয়। একইসাথে শেষ মুহূর্ত পর্যন্ত মনোযোগ ধরে রাখা প্রয়োজন; সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম বা অপ্রয়োজনীয় কথাবার্তায় সময় নষ্ট না করে কাজের সমাপ্তিতে মনোযোগী হওয়া ভালো।

পরের দিনের প্রস্তুতি হিসেবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দুই বা তিনটি কাজ আগের দিনই লিখে রাখার অভ্যাস করা যেতে পারে। এতে সকালে এসে নতুন করে ভাবতে হয় না এবং অফিসের বাইরে থাকার সময় কাজের চিন্তা কম থাকে। পাশাপাশি পরের দিনের সময়সূচি, মিটিং বা প্রেজেন্টেশন দেখে রাখলে মানসিকভাবে প্রস্তুত থাকা যায়।

পেশাদার সম্পর্কের ক্ষেত্রে সহকর্মীদের আপডেট দেওয়া এবং তাদের অপেক্ষায় না রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কোনো ফাইল বা সিদ্ধান্ত দিতে দেরি হলে তা জানিয়ে দেওয়া উচিত। এছাড়া সহকর্মীদের ধন্যবাদ জানানো এবং বিদায় জানিয়ে বের হওয়া কর্মপরিবেশে ইতিবাচক প্রভাব ফেলে ও পারস্পরিক সৌহার্দ্য বজায় রাখে।

ব্যক্তিগত ও পেশাগত জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখতে অফিসের বাইরে যোগাযোগের সীমা নির্ধারণ করা প্রয়োজন। সহকর্মীদের জানিয়ে দেওয়া উচিত কোন সময় পর্যন্ত যোগাযোগ করা যাবে, যাতে কাজ ও ব্যক্তিগত সময়ের মধ্যে একটি পরিষ্কার সীমারেখা থাকে।

সবশেষে, প্রয়োজন না থাকলে অফিসে অযথা পড়ে না থেকে সময়মতো বের হওয়া একটি গুরুত্বপূর্ণ অভ্যাস। দীর্ঘ সময় অফিসে থাকলেই যে বেশি কাজ হবে তা নয়; বরং পর্যাপ্ত বিশ্রাম, পরিবার ও ঘুমের জন্য সময় রাখা দীর্ঘমেয়াদে কাজের সক্ষমতা ধরে রাখতে সাহায্য করে।

মনে রাখা প্রয়োজন, দিনের শেষ ১০ মিনিট কেবল অফিস ছাড়ার সময় নয়, বরং এটি পরের দিনের প্রস্তুতির সুযোগ। কাজের তালিকা আপডেট, ডেস্ক গুছিয়ে রাখা এবং অগ্রাধিকার ঠিক করার মতো ছোট অভ্যাসগুলো কর্মদক্ষতা বাড়াতে সাহায্য করে। তবে এগুলোকে সফলতার নিশ্চিত সূত্র হিসেবে না দেখে কার্যকর কর্ম-অভ্যাস হিসেবে দেখা উচিত।

সূত্র: ওয়ার্ল্ড ইকোনমিক ফোরাম