দেশের প্রতিটি উপজেলা পরিষদের সভার কার্যবিবরণীর অনুলিপি সভা শেষ হওয়ার ১৪ দিনের মধ্যে সরকার এবং সংশ্লিষ্ট এলাকার সংসদ সদস্যের কাছে পাঠানোর কঠোর নির্দেশ দিয়েছে স্থানীয় সরকার বিভাগ। একই সাথে উপজেলা পরিষদের এই কার্যবিবরণীতে সরকারের অগ্রাধিকারপ্রাপ্ত বিভিন্ন কর্মসূচি এবং সামগ্রিক উন্নয়নমূলক কর্মকাণ্ডের বর্তমান অগ্রগতি বিস্তারিতভাবে তুলে ধরার কথা বলা হয়েছে।
গত বুধবার (৭ অক্টোবর) স্থানীয় সরকার বিভাগের উপজেলা-২ শাখা থেকে দেশের সব উপজেলা নির্বাহী কর্মকর্তা (ইউএনও) এবং উপজেলা পরিষদের প্রশাসকদের উদ্দেশ্যে এই সংক্রান্ত নির্দেশনা সম্বলিত চিঠি পাঠানো হয়। স্থানীয় সরকার বিভাগের উপসচিব মো. মোজাম্মেল হক রাসেল স্বাক্ষরিত ওই চিঠিতে এই নির্দেশনার কথা স্পষ্টভাবে জানানো হয়েছে।
চিঠিতে উল্লেখ করা হয়েছে যে, “উপজেলা পরিষদ আইন, ১৯৯৮-এর ২৭(৪) ধারায় পরিষদের প্রত্যেক সভার কার্যবিবরণীর একটি অনুলিপি সভা অনুষ্ঠিত হওয়ার ১৪ দিনের মধ্যে সরকারের ও সংশ্লিষ্ট এলাকার সংসদ সদস্যের কাছে পাঠানোর বিধান রয়েছে।”
তবে সংশ্লিষ্ট নথি পর্যালোচনার পর দেখা গেছে, অধিকাংশ উপজেলা পরিষদ থেকে আইন অনুযায়ী নিয়মিতভাবে সভার কার্যবিবরণী সরকারের কাছে পাঠানো হচ্ছে না। এর ফলে সরকারের অগ্রাধিকারমূলক বিভিন্ন কার্যক্রমের বাস্তবায়ন অগ্রগতি পর্যালোচনা ও পর্যবেক্ষণ করতে সমস্যা সৃষ্টি হচ্ছে বলে জানানো হয়েছে।
চিঠিতে আরও বলা হয়, বিশেষ করে ছাদভিত্তিক সোলার প্যানেল স্থাপন এবং ডেঙ্গু প্রতিরোধসহ বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ উন্নয়ন কর্মকাণ্ডের অগ্রগতি যথাযথভাবে পর্যবেক্ষণ করা সম্ভব হচ্ছে না। তাই অগ্রাধিকারমূলক কার্যক্রমের ক্ষেত্রে সচিত্র প্রমাণক সংযুক্ত করার নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে। এই প্রমাণক হিসেবে রঙিন প্রিন্টে ছবি পাঠাতে হবে। এছাড়া কোনো কাজ বাস্তবায়নের আগের ও পরের অবস্থার তুলনামূলক চিত্র থাকলে তা সংযুক্ত করে পাঠাতে বলা হয়েছে।
নির্দেশনায় বলা হয়েছে, উপজেলা পরিষদের সভার কার্যবিবরণী নিয়মিতভাবে স্থানীয় সরকার বিভাগের নির্ধারিত ই-মেইল ঠিকানায় পাঠাতে হবে। পাশাপাশি এর হার্ডকপিও স্থানীয় সরকার বিভাগের সচিব বরাবর পাঠানোর নির্দেশ দেওয়া হয়েছে।